نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟ تصمیم به پیاده سازی اتوماسیون و مکانیزه کردن فرآیندهای اداری، حسابداری و سایر فرآیندها در هر سازمان می‌تواند بهترین و یا بدترین تصمیم مدیران ارشد یک سازمان باشد، لذا انتخاب درست و صحیح نرم افزار حسابداری مناسب از اهمیت بسزایی برخوردار است. بر همین اساس در این مقاله تلاش می شود معیارهای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب و کارآمد معرفی گردد. بسته‌‌های نرم افزارهای حسابداری در محیط تجاری امروزی بعنوان ابزار‌های استاندارد بشمار می آیند با این وجود، انتخاب نرم افزار مناسب برای هر سازمان به عنوان یک مبحث چالش برانگیز مطرح می‌باشد. در این میان،  قیمت و عملکرد غالبا به میزان قابل توجهی متفاوت هستند. تعیین آنکه کدامیک از نرم افزار‌های حسابداری بهترین تناسب را با سازمان شما خواهند داشت مشکل می‌باشد. به علاوه یافتن نرم افزار حسابداری با ویژگی‌‌های مناسب، به منظور کمک به تداوم عملیات اصلی حسابداری، همراه با عدم پیچیدگی آن نیازمند تجربه کافی در این زمینه می باشد نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟ لذا برای واضحتر شدن این مسئله به صورت خلاصه چند مورد از معیارهای انتخاب نرم افزار مناسب را در زیر بررسی  می کنیم.

نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

۱- پاسخگویی به نیاز
در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب باید نیازهای فعلی و آتی سازمان و چگونگی پاسخ دهی نرم افزار به آن ها مدنظر قرار گیرند. شرکت‌ها در برنامه‌های آتی خود با توجه به توسعه و تغییرات احتمالی در فعالیت‌های خود ممکن است نیازهای متفاوتی داشته باشند. از این رو انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب این اطمینان را به وجود می‌آورد که در صورت بالاتر رفتن حجم عملیات و یا ایجاد تغییرات در رویه و روش‌های کاری، قابلیت پاسخگوی به نیازهای جدید وجود خواهد داشت.

۲- کیفیت عملکرد نرم‌افزار
نکته دیگری که باید در هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری به آن توجه کرد، سطح کیفی عملکرد برنامه است. این معیار به کیفیت نرم افزار اشاره دارد و براساس آن انتخاب کننده هماهنگی کارکرد نرم افزار را با استانداردهای حسابداری و آنچه که مدنظر دارد مورد بررسی قرار می‌دهد.
نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

۳- سرعت، سهولت، سادگی
در حالی که سرعت عملکرد یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب یک نرم افزار حسابداری تلقی می‌شود، نباید سادگی و سهولت استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری را نیز از یاد برد.
نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

۴- سریع و زودرس
یک نرم افزار حسابداری کارآمد و مناسب باید دارای منافع سریع و زودرس باشد چرا که طولانی شدن دوره آموزش و استقرار نرم‌افزارهای حسابداری، هزینه‌های بسیاری را به سازمان یا شرکت تحمیل می‌کند.
۵- تجربیات دیگران
به سازمان‌ها و شرکت‌هایی که در جستجوی یک نرم افزار حسابداری مناسب هستند پیشنهاد می‌شود نظر کاربران فعلی نرم افزار مورد نظر خود را جویا شوند. استفاده شرکت‌های معتبر و شرکت‌های هم صنف از یک نرم افزار خاص و رضایت آنها از این نرم افزار حسابداری می‌تواند اطمینان از شرایط کار واقعی و توانایی پاسخگویی به نیازهای شرکت را حاصل کند.
نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

۶- امنیت اطلاعات
میزان امنیت نرم افزار از نظر محافظت اطلاعات یکی دیگر از معیارهای انتخاب یک نرم افزار حسابداری است. اطلاعات حسابداری به عنوان دارایی اصلی شرکت‌ها در ارتباط با سیستم‌های اطلاعاتی از ارزش و اهمیت خاصی برخوردار است و از این رو قابلیت نرم افزار از لحاظ حفاظت از این اطلاعات در انتخاب آن اهمیت ویژه‌ای دارد.

نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

۷- پشتیبانی شرکت ارایه دهنده

یک نرم افزار حسابداری مناسب باید از پشتیبانی شرکت ارایه دهنده آن نیز برخوردار باشد. نحوه ارایه خدمات پشتیبانی از سوی شرکت‌های ارایه کننده نرم افزار حسابداری در انتخاب آن از اهمیت بسزایی برخوردار است. ایجاد اشکالات احتمالی در نرم افزار، باعث اختلال اساسی در گردش امور مالی می‌شود، از این رو، امکان پشتیبانی سریع و در دسترس برای شرکت‌ها بسیار حایز اهمیت است.
نرم افزار حسابداری خود را چگونه انتخاب کنیم و چه معیارهائی را در نظر بگیریم ؟

۸- کیفیت گزارشات
و در نهایت باید دید که گزارشات سیستم حسابداری تا چه اندازه قابل قبول است. گزارشات حسابداری به عنوان خروجی نهایی نرم افزارهای حسابداری قلمداد می‌شود و امکان اخذ گزارش‌های مورد نیاز با شکل و حالت‌های گوناگون از معیارهای مهم انتخاب کنندگان تلقی می‌شود.