در پایان سال بستن حسابهای چگونه انجام میشود ؟ به همراه مثال نمونه و ثبت ها

به طور کلی می­توان گفت عملیات حسابداری دو نوع می باشد: یکی عملیات مربوط به رویدادهای طی دوره مالی و دیگری عملیات مربوط به پایان دوره مالی. بخش اول شامل مواردی از جمله جمع آوری اطلاعات رویداد­­های مالی، تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی، ثبت اسناد حسابداری رویداد‎‎­­­­­های مالی و انتقال اطلاعات ثبت شده از دفتر روزنامه به دفتر کل است. بخش دوم که موضوع این مقاله می باشد شامل بستن حساب­های موقت و حساب­های دائمی می­باشد. بخش دوم در پایان دوره مالی و یا بعد از پایان دوره مالی انجام می شود.

(توضیحات مقاله با این فرض می باشد که کلیه امور از قبیل ثبت اسناد، کنترل حساب، انبارگردانی، شناسایی هزینه استهلاک و … انجام شده است)

در ادامه مقاله، “بستن حساب­ها” و دلیل آن، زمان بستن حساب­ها و روش بستن حساب­ها توضیح داده می­شود:

منظور از بستن حساب چیست؟

“بستن حساب” به معنی صفر کردن مانده هر حساب می باشد. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حساب­­های دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حساب­های دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود.

در چه زمانی به بستن حساب­ها نیاز است؟

۱- طی دوره مالی:

به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود. به عنوان مثال آقای الف (مشتری شرکت) مبلغ ۱/۰۰۰/۰۰۰ ریال به شرکت بدهکار می­باشد و این مبلغ باید به عنوان تخفیف برای وی در نظر گرفته شده  و حساب وی بسته شود. ثبت حسابداری مربوط به این رویداد به شرح زیر است:

            تخفیفات فروش                                                      ۱/۰۰۰/۰۰۰

                  حساب­های دریافتنی تجاری / آقای الف                             ۱/۰۰۰/۰۰۰

۲- پایان دوره مالی:

این مورد که مفصل­ تر و پیچیده ­تر از بستن حساب­ها در طی دوره مالی می­باشد برای مشخص نمودن سود و زیان دوره مالی و هم چنین انتقال مانده حساب­های دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، انجام می­شود.

بستن حساب­ها در پایان دوره مالی با در نظر گرفتن نوع حساب­های موقت (سود و زیانی)، مخلوط و دائمی (ترازنامه­ای) انجام می­شود. برای بستن حساب­های پایان سال ابتدا باید مانده همه حساب­های موقت با یک حساب دائم بسته شود و پس از آن مانده همه حساب­های دائمی بسته شده و به عنوان افتتاحیه به دوره مالی بعدی منتقل شود.

نمونه حساب­­های موقت: برخی از حساب­های این گروه که مربوط به درآمد و هزینه­ها می­باشد شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و … است که در پایان دوره مالی مانده آن­ها بسته می­شود و به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمی­شود.

نمونه حساب­های مخلوط: از جمله این نوع حساب­ها، پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد می­باشد که شامل دو بخش موقت و دائمی می­باشند. در پایان دوره مالی بخشی از آن به عنوان حساب موقت به حساب هزینه منظور می شود و بخش دیگر آن به عنوان حساب دائم  به دوره مالی بعدی منتقل می شود.

نمونه حساب­های دائمی: برخی از حساب­های این گروه که شامل دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام می­باشد شامل موجودی نقد و بانک، حساب­های دریافتنی تجاری، سرمایه و …  است که مانده آن­ها آنآدر پایان دوره مالی بسته شده و به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می­گردد.

چگونگی بستن حساب­های موقت در پایان سال:

جهت بستن این حساب‌ها باید از یک حساب موقت واسط به نام “خلاصه سود و زیان” استفاده کنیم.

مرحله اول – بستن حساب درآمد یا فروش:

مانده حساب درآمد/ فروش بدهکار و به همان مبلغ خلاصه سود و زیان بستانکار می­شود:

درآمد/فروش                                                        ****

               خلاصه سود و زیان                                                  ****

مرحله دوم – بستن حساب­ هزینه:

معادل جمع کل هزینه ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه ها بستانکار می­شود:

                        خلاصه سود و زیان                                                  ****

                                   هزینه حقوق و دستمزد                                           ****

                                   هزینه اجاره                                                            ****

                                   هزینه تعمیر و نگهداری                                           ****

مرحله سوم- بستن حساب خلاصه سود و زیان:

پس از انجام دو مرحله فوق مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب “سود(زیان) انباشته” بسته شود.

نکته ۱: در برخی کتاب­ها و سایت­ها عنوان شده که حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب سرمایه بسته می­شود. در این خصوص در نظر داشته باشید خلاصه سود و زیان به حساب “سود(زیان) انباشته بسته می­شود و دلیل آن هم امکان گزارش گیری دقیق میزان سود یا زیان هر سال و هم چنین نیاز به ثبت صورتجلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت ها در خصوص تغییر در سرمایه می­باشد و بدون انجام مراحل قانونی نمی­توان گردشی در حساب سرمایه ثبت نمود.

نکته ۲: مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود در سال مالی و مانده بدهکار نشان دهنده زیان در سال مالی می باشد.

ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار،  با بدهکار کردن حساب خلاصه سود و زیان و بستانکار کردن حساب ” سود(زیان) انباشته ” انجام می­شود:

              خلاصه سود و زیان                                                 ****

                                       سود (زیان) انباشته                                    ****

مرحله چهارم – بستن حساب­های دائمی در پایان سال:

 پیش از بستن حساب های دائمی (صدور سند اختتامیه) ابتدا باید ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد نیز شناسایی و ثبت گردد. روش انجام هر یک از موارد به این شرح می باشد:

روش محاسبه میزان مالیات:

بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵% سود خالص می باشد. قبل از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد باید با در نظر گرفتن قانون مالیات های مستقیم مواردی از قبیل درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه های مربوط به درآمدهای معاف از مبلغ سود کنار گذاشته شود و همچنین سایر موارد نیز رعایت گردد.

با فرض اینکه اینکه میزان سود سال مربوطه معادل ۳۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال می باشد مالیات متعلقه به شرح زیر محاسبه و ثبت حسابداری آن انجام می شود:

         ۷۵/۰۰۰/۰۰۰ = ۲۵% * ۳۰۰/۰۰۰/۰۰۰

سود (زیان) انباشته                                            ۷۵/۰۰۰/۰۰۰

                   ذخیره مالیات عملکرد                                                 ۷۵/۰۰۰/۰۰۰

نکته: میزان ذخیره در نظر گرفته شده به صورت علی الحساب می باشد و مبلغ دقیق آن پس از رسیدگی به اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می شود.

روش محاسبه اندوخته قانونی و سایر اندوخته ها:

اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال می باشد که طبق ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت باید به عنوان ذخیره قانونی در نظر گرفته شود. طبق قانون تجارت باید هر ساله معادل ۵%سود شرکت جهت اندوخته قانونی ذخیره شود تا میزان آن به ۱۰%سرمایه برسد. پس از اینکه مقدار اندوخته قانونی با ۱۰% سرمایه شرکت برابر شد الزامی به ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری می باشد.

نکته: طبق ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه اندوخته قانونی ، سود خالص پس از وضع زیان های وارده در سالهای می باشد. بنابراین ، در شرایطی که شرکت زیان انباشته (سنواتی ) دارد ، تنها ، رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای محاسبه اندوخته قانونی قرار گیرد بلکه لازم است جمع زیان سنواتی از رقم سود خالص سال جاری کسر و یک بیستم مازاد محاسبه و به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود .

سایر اندوخته ها:

در نظر گرفتن سایر اندوخته ها مانند اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری و در صورت تصمیم هیات مدیره انجام می گیرد. این اندوخته ها نیز از سود خالص و مطابق مصوبه هیات مدیره در نظر گرفته می شوند.

با در نظر گرفتن سود ۳۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریالی در مثال پیشین و میزان اندوخته قانونی معادل ۵% سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل ۱۰% سود خالص ثبت حسابداری مربوطه به شرح زیر می باشد:

سود (زیان) انباشته                                    ۴۵/۰۰۰/۰۰۰

                       اندوخته قانونی                                                ۱۵/۰۰۰/۰۰۰

                        اندوخته احتیاطی                                             ۳۰/۰۰۰/۰۰۰

نکته: مبنای محاسبه اندوخته ها، میزان سود خالص قبل از کسر ذخیره مالیات می باشد.

مانده این حساب‌ها به همراه سایر حساب های دادئمی به صورت مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. برای این کار از حساب “تراز اختتامیه” استفاده می‌کنیم. بدین صورت که تمام حساب‌های دائم که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده  و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم. سپس تراز اختتامیه را معادل مانده حساب­های با مانده بدهکار، بدهکار می کنیم و همه حساب­های دارای مانده بدهکار را بستانکار می‌کنیم:

                  سرمایه                                                    *****

                  اندوخته قانونی                                          *****

                 اندوخته احتیاطی                                        *****

                  سود (زیان) انباشته                                    *****

               حساب­های پرداختنی تجاری                         *****

                سایر حساب­های پرداختنی                          *****

                  ذخیره مالیات                                            *****

                  ذخیره استهلاک                                        *****

                                   تراز اختتامیه                                                *****

                   تراز اختتامیه                                            *****

                                 موجودی نقد و بانک                                           *****

                                 حساب­های دریافتنی تجاری                                  *****

                                 سایر حساب­های دریافتنی                                    *****

                                 دارایی­های ثابت                                                   *****

چگونگی ثبت سند افتتاحیه در سال مالی جدید:

انجام این کار دقیقا بر عکس بستن حساب­های دائمی در پایان سال می­باشد با این تفاوت که باید به جای حساب “تراز اختتامیه” از حساب “تراز افتتاحیه” استفاده نمود.

نکته:حساب­ “تراز اختتامیه” در پایان دوره مالی و حساب “تراز افتتاحیه” در ابتدای دوره مالی ایجاد و با توجه به گردش برابر حساب­های بدهکار و بستانکار در سند اختتامیه و افتتاحیه، در همان زمان هم بسته می­شوند. البته اجباری برای استفاده از این سرفصل­ها وجود ندارد و می توان در زمان بستن حساب­های پایان دوره مالی­، همه حساب­های بستانکار را بدهکار نمود و در آرتیکل مقابل همه حساب­های بدهکار را بستانکار نمود.­